早在20世纪80年代，著名的未来学家阿尔温·托夫勒就在其三部曲《第三次浪潮》、《未来的冲击》和《权力的转移》中提到了信息的重要性。托夫勒成功地预言了一个信息时代的到来。20世纪90年代后期，随着以互联网技术为代表的一批高科技企业的崛起，管理咨询专家们和学校里的教授们开始谈论“知识经济”。他们认为，随着商业竞争越来越激烈，企业越来越依靠员工的集体智慧胜出。因此，员工的知识和技能成为一家企业的核心竞争力。

　　CFO杂志的新闻编辑JosephMcCafferty在2005年写了一篇文章《盘点你的人力资源》，介绍了企业如何系统化地整合和使用员工的知识和技能。

　　归根到底，一家企业能够做什么样的事情，是由它的员工有多少知识和技能、能够做什么样的事情决定的。一些企业为了搞清楚自己的员工都有哪些知识和技能，开始对自己的员工进行“盘点”。“盘点”的成果一般是一个数据库，包含了员工的受教育情况和工作经历、有哪些专长、受过何种培训等等。有了这样一个数据库，企业的经理们就可以对这些数据进行汇总和分析，了解自己的企业在哪些领域是擅长的，以及需要进一步招聘什么方面的人才。陶氏化学公司人力资源全球负责人JonWalker说，很多企业总在谈自己的核心竞争力如何如何，但如果不去精确计量这些核心竞争力，就仅仅是空谈。而这种“盘点”，正是一种精确计量的办法。

　　我们也很容易看到这种“盘点”的一些缺点，例如，它不能证明一名员工是否真的有声称的这些知识和技能。一个也许可行的解决方案是查阅这名员工以往的工作业绩考评，但过去填好的业绩考评表往往是由人力资源部及各级管理人员保管，而且往往包含着一些保密信息。所以，这个解决方案在操作上有一定的难度。

　　这种“盘点”的另外一个缺点是：有时不能发现一名员工真正有价值的知识和技能，而仅仅能发现这名员工在工作中用到的或者表现出来的知识和技能。在企业的员工身上，还有大量的知识和技能被“隐藏”起来了，而发现这些“隐藏”的知识和技能并利用之，将为企业带来巨大的利益。

　　有些企业开始使用一种软件来解决这个问题。这种软件具有类似搜索引擎的搜索功能和数据分析的功能，可以在公司内部网络中搜索员工的电子邮件、员工硬盘里存储的文件等，并对收集到的数据进行关键字分析，从而分析出这名员工可能具备哪些方面的知识和技能。美国加利福尼亚州帕洛阿图（PaloAlto）的一家名叫TacitSoftwareInc.的软件公司提供的ActiveNet软件就有这样的功能。

　　但是，很多公司可能在犹豫是否使用这样的软件，因为它听起来好像要侵犯员工的隐私。为了解决这种担心，同样在加利福尼亚州卡诺加公园（CanogaPark）的一家波音公司的子公司（已经被出售给联合技术公司）—Rocketdyne火箭引擎子公司采取了一种让员工主动将自己的电子邮件、文件等授权给软件的办法。Rocketdyne公司使用了华盛顿州Bellevue市的AskMe公司的一个AskMe软件，员工可以自己决定允许这个软件搜索哪些电子邮件和文档，这种软件仅仅搜索这些被许可的电子信息，并根据这些信息建立员工的知识技能档案。当其他员工有问题要问的时候，他们可以先向这个软件提出问题，这个软件会先检索一下以往的电子信息看这个问题是否被回答过，答案是什么。同时，这个软件也会检索一下知识技能档案，然后告诉他们，公司里哪些人最有可能回答这个问题。所有的往来邮件都会被这个软件保留下来进行进一步分析。

　　这种做法是如何调动员工的积极性呢？首先，每名员工允许搜索的信息越多，以及回答的问题越多，得到的奖金就越多，这样，就减少了过去经常会出现的员工把自己的关键技能“留一手”的可能性；其次，同样的问题一旦被回答过一次，系统就会“替”大家重复回答相同的问题。如果没有这个软件，那名具备这项知识或技能的员工可能要没完没了地重复回答相同的问题。所以，这个软件也让他省了很多事，他当然就有动力使用这个软件了。

　　有了这样一个软件，Rocketdyne公司的员工更愿意彼此分享技能和知识，更重要的是，很多技能和经验就被永久地记录下来了。

　　《麻省理工学院斯隆管理评论》（MITSloanManagementReview）2004年冬季号有一篇文章《记住，还是忘掉》（ManagingOrganizationalForgetting）谈的是关于企业如何管理“组织遗忘”。这篇文章的核心可以概括为“该记住的要记住，该忘掉的要忘掉”。企业对于自己的知识和技能（实质上是现在的和过去的员工所掌握的知识和技能）要边学习边遗忘。既要避免被动遗忘造成传统知识和技能的丢失和新技能新知识没有掌握牢靠，也要能够主动遗忘那些旧的、无用的、甚至对现在有害的知识和技能。有这样的一个企业记忆和遗忘的原则做指导，再结合上面类似AskMe或者ActiveNet这些软件在操作层面的贡献，企业也许就能够很好地管理自己员工的知识和技能了。

　　有些企业开始走得更远。他们开始对于每一个岗位进行所需的知识和技能描述，然后看每名员工的知识和技能是否符合这个岗位的要求。如果不符合，这名员工就不会被安排到这个岗位上。这也许是一种科学化管理的方向，但是，这样做的风险是：员工可能永远也得不到足够的锻炼来发展自己新的知识和技能。我们都知道，每个人都是在压力和挑战面前成长起来的。如何处理这个矛盾，就不是任何软件能够解决的了，而是要看管理者的远见和胸怀了。